Как показывает опыт моего общения с клиентами, рассылку читают не все и не всегда, т.к. идет большой информационный поток и не хватает ресурса на чтение всей поступающей информации. Я это прекрасно понимаю, но все-таки: если вы раздумываете на тему участия в Первом Бизнес-лагере “Скрытые ресурсы компании – Сочи-2021” (программа здесь), который пройдет с 3 по 9 октября 2021 года, то уже совсем пора забронировать себе номер в пансионате “Кавказ”. Дело в том, что мест на эти даты ни на сайте, ни на букинге давно нет, но в резерве держат номера для участников моего бизнес-лагеря. Итак, номера можно гарантированно забронировать только до конца этой недели, т.е. до 1 августа 2021 года (кстати, при оплате до 31 июля картой “Мир” – кэшбек 20%. Я уже оплатила сегодня).
Правила брони, все пароли, явки, адреса можно посмотреть здесь. Оставшиеся вопросы задавать мне по телефону +7(903)2502050 или написав на почту nnmorozova.com@gmail.com. Понятно, что бронировать номера можно не только на себя, но и на близких, детей, прежде всего. Им там хорошо. Ведь в начале октября средняя температура воздуха +20С, а воды +23С. И как показал опыт прошлого года, это – прекрасно. Пансионат находится в 20 метрах от берега моря в городе Хоста (9 км от аэропорта в Адлере).
Представьте сочетание свежести горного воздуха, морского бриза и запаха самшитовой рощи. Представили и улыбнулись? Хорошо 🙂 По-моему, я нашла замечательное место для проведения лагеря, сама жду это событие с нетерпением: хочется поплавать, позагорать и пообщаться с яркими и умными людьми. Те, кто уже подтвердил свое участие – именно такие.
И знаниями о том, как использовать скрытые ресурсы компании поделиться тоже хочется. И борьбу с мудами обсудить. Присоединяйтесь, будет полезно.
И чуть не забыла, стоимость участия в Первом Бизнес-лагере “Скрытые ресурсы компании – Сочи-2021” с 1 августа повышается.
А сейчас вернемся к обсуждению муд финансового отдела компании. Начали обсуждение мы в первой части этой статьи. Повторюсь, муда, в переводе с японского означает «потери», — это любая деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности для клиента.
… 3. Ввод первичной документации в программу вручную. Да-да-да! Встречаюсь с этим регулярно. Сидит человек и бьет вручную сотни позиций.
Но это же бред. В этом случае крайне высок риск ошибок ручного ввода.
Мы живем в XXI веке, автоматизация развивается семимильными шагами, так неужели нельзя автоматизировать эту рутинную работу?
Можно, конечно же. Сейчас есть несколько возможностей автоматического ввода данных в 1С.
А) Давно известный способ, которым весьма успешно пользовались девочки в финансовом отделе, руководимым мною, еще в прошлом веке Состоял он в следующем: со всеми поставщиками была выработана договоренность, что одновременно с печатью накладной (сейчас это обычно УПД) формируется экселевский файл, который посылается по конкретному мейлу в бухгалтерию заказчика.
Далее с помощью прибамбасины (официально – конвертер) этот эксель засасывается в 1С-Бухгалтерию, в которой появляется документ поступления товаров (материалов). В этом документе нет ошибок ручного ввода. И никто не тратит часы своего времени на ввод наименований (выбор их из справочника). К слову, прибамбасину-конвертер мой муж (айтишник и программист 1С) написал за 2 часа.
Когда я рассказываю главбухам моих клиентов, у которых несколько человек вручную вбивают первичку, о таком способе введения информации, сразу же слышу возражения.
Первое: никто никогда нам файл не пришлет!
Но давайте разберемся. Поставщик заинтересован в заказчиках, продавец в покупателях. Договориться можно, как внеся данное условие в договор, так и неофициально, было бы желание. Ведь это несложно. Как вы думаете сколько времени требуется человеку, уже сформировавшему накладную, нажать “сохранить как”, сохранить в эксель и отправить самым быстрым способом (мейл, вацап и т.д.)? Только что проверила – меньше минуты. Ладно – у меня компьютер хороший, у кого-то может быть дольше, аж минуты две.
Второе возражение: будет раздувание справочника из-за того, что один и тот же товар называется у разных поставщиков по-разному. Да, это задача. Задача, но не проблема. Она решается программистом 1С (намекаю – через введение дополнительного справочника). В общем, если будет желание убрать тупой ручной труд, то это одна из возможностей.
Б) Появились программы для автоматического ввода первичной документации через сканирование. Он, в отличие от первого, платный. Но имеет смысл их посмотреть и сравнить расходы на них и на оплату труда сотрудника.
В) В управленческих программах можно использовать Заявки, на основании которых выставлялись счета, а позднее поставлялись товары/материалы (подробнее об этом напишу в одной из следующих статей).
Итак, ручной ввод первички, – это муда, с которой надо бороться. Это не только потенциальные ошибки ручного ввода, но и живые деньги компании, причем немаленькие: зарплата как минимум одного человека и взносы с нее. Каждый месяц. Год за годом.
Продолжение следует…
Искренне Ваша, Наталия Морозова.
Мобильный (+ WhatsApp):+7 (903) 250-20-50
E-mail: nnmorozova.com@gmail.com
Facebook: Наталия Морозова
Instagram: morozova.n.n
