Финансовые дыры – тайные и неявные

Как известно, во второй статье Гражданского кодекса записано: “… предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли…”

То есть желание владельца бизнеса получить максимальную прибыль не жадность, а прямо-таки прямая обязанность 🙂

Понятно, что для увеличения этой самой прибыли надо или доходы увеличить, или расходы уменьшить. Вот, собственно, последние 20 лет я тем и занимаюсь, что помогаю разным хорошим людям расходы уменьшать. Ну жалко же, когда деньги бездарно теряются.

Ниже – несколько примеров незаметных финансовых дыр.

Человеческий фактор

Слышали фразу “Так программа считает” как аналог фразы “Значит все правильно”?
Поверили? Если да, то зря. Какая бы замечательная программа ни была, человеческий фактор никто не отменял.

Один из моих любимых клиентов позвал меня со словами: “Глянь, пожалуйста: я в этом ничего не понимаю, но есть внутреннее ощущение, что мы налоги переплачиваем”. Ощущение бизнесмена не подвело.

Есть программа “Торговля” (в которой работают менеджеры) и есть “Бухгалтерия” (за которую отвечает главбух). В начале каждого месяца происходит выгрузка из первой во вторую. Все бы хорошо, но уже после выгрузки менеджеры начинают вносить изменения. Логика их понятна: “По первому счету клиенту все поставить не сможем, сейчас переплату учтем в следующем счете, чтобы деньги не возвращать”. И делают. А выгрузка уже прошла… А программа – логична. Результат – переплатили государству более 500 000 рублей.

Вторая история на эту же тему. Главбух выключил проводку, а включить забыл (кому интересно, что такое проводка – расскажу на бизнес-лагере). Результат – переплата НДС более 4 000 000 рублей.

Хорошо, что, как в первом, так и во втором случае, эти деньги можно вернуть. Но по-умному. Ибо далее эта дыра может трансформироваться в другую, а именно:

Приход проверяющих

Так вот, если, найдя ошибки, указанные выше, вы, в соответствии с действующим законодательством, просто сдадите 8 уточненных деклараций, по которым вы переплатили государству 4 500 000, а теперь попросите эти суммы вернуть (зачесть в счет будущих платежей), государство обидится. И, с большой долей вероятности, решит посредством своих фискальных органов посмотреть, что вы за компания такая.

А каждая выездная проверка это, как минимум, время ваших сотрудников, потраченное на общение с проверяющими, которое стоит денег. А скорее всего, еще будут выявлены недоимки, начислены пени и штрафы. Оно вам надо?

Приход проверяющих можно провоцировать разными способами. Например, резким уменьшением налоговой нагрузки.

История из моей практики. Компания (на бумаге) создала еще один вид деятельности (убыточный). Понятно, что для оптимизации налогообложения. Получила вызов в ИФНС для дачи пояснений на тему “С чем связано столь резкое уменьшение налога на прибыль?” и сильно задумалась – что же писать.

Отсутствие деловой цели – очень сильно расширяет предыдущую дыру. Ведь прежде чем сделать нечто, уменьшающее (даже потенциально) налоговую нагрузку вашей компании, надо четко прописать, зачем вы это делаете. Налоговая выгода не может являться самостоятельной деловой целью (вспоминаем Постановление ВАС РФ от 12.10.2006 года № 53).

Вот если у вас была деловая цель, просчитанный бизнес-план был (“Да, пожалуйста, вот он тут в папочке подшит”), и вы старались как могли, но не получилось… Тут уж убытки – ваша беда, а не вина.

И вам плохо, и государство денег не досчиталось, но что ж поделать… Вот как-то так мои клиенты, обложившись бумагами, и доказали свою добросовестность.

Есть вид финансовых дыр, очень сложный для обнаружения. Он связан не с потерей «живых» денег, как в предыдущих случаях, а с потерей потенциально возможной прибыли. Так, когда есть несколько направлений бизнеса и определенное количество ресурсов, возникает вопрос: стоит ли развивать все направления или остановиться только на каком-то одном.

Для ответа на данный вопрос необходимо посчитать рентабельность каждого из направлений. Как известно, рентабельность продаж – это отношение прибыли к выручке, а прибыль – это доходы минус расходы. Если посмотреть доходы по каждому из направлений не составляет труда, то с расходами все намного сложнее.

Есть прямые расходы, относящиеся непосредственно к каждой единице продукции или каждому конкретному товару. Так в торговле к прямым расходам будет относиться покупная стоимость товаров. И будут все остальные расходы, которые к конкретному товару или каждой единице продукции отнести не получается. Зарплата персонала, налоги, аренда, расходы на содержание офиса и многие, многие другие. Эти косвенные (накладные) расходы надо как-то распределить. Вопрос в том, как это сделать.

Принцип распределения косвенных расходов между различными направлениями бизнеса (различными продуктами, товарами и т.д. и т.п.) – это, на мой взгляд, краеугольный камень управленческого учета (УУ).

Суть в том, что не найдя правильной базы для распределения каждого вида косвенных расходов, их нельзя адекватно распределить между разными направлениями бизнеса и нельзя понять, чем выгоднее заниматься; какое направление более рентабельно, на чем имеет смысл сосредоточить усилия.

При этом в зависимости от выбранного способа разнесения косвенных расходов каждое направление может оказаться как наиболее, так и наименее рентабельным. А посему, отнестись к данному вопросу надо серьезно :).

Еще один вид финансовых дыр появляется из-за неправильно оформленных документов, в частности деньги теряются при подписании документов неуполномоченными на то лицами.

История из моей практики. Мой клиент (ставший другом) занимается ландшафтным дизайном. Он несколько лет успешно сотрудничал с неким Заказчиком. Все проекты принимала менеджер Заказчика Ковалева Н.И., ставя на проекте отметку о принятии, дату и свою подпись. На мои сентенции, что нужна копия доверенности (приказа) от лица компании на право Ковалевой принимать работу, друг возмущался: “Да от меня все клиенты разбегутся, если я буду к ним с такой ерундой приставать!”

Однажды оплата вовремя не пришла. Заказчик молчал, а спустя месяц заявил, что проект его не устроил, и денег можно не ждать. Переговоры успеха не принесли.

Был нанят адвокат, который оценил шансы на победу как высокие, т.к. договор был составлен грамотный. Один из его пунктов гласил: “В случае непоступления в трехдневный срок после передачи результатов работ мотивированных претензий, акт приемки-сдачи выполненных работ считается подписанным со стороны Заказчика”.

И вот настал день “Ч”. Заседание суда. Юрист Ответчика говорит, что Ковалева Н.И. никогда не работала в их компании, что подтверждается штатными расписаниями за несколько лет (копии прилагаются).

Все. Шах и мат. Убыток – 400 000 рублей плюс расходы на услуги адвоката и государственную пошлину.

Также деньги могут теряться и из-за неграмотно составленных договоров. Качество договора (как правило) не интересует предпринимателя до тех пор, пока не возникают серьезные проблемы с партнером. Если проблемы не решаются путем переговоров (а нецивилизованные методы мы здесь не рассматриваем), то приходится идти в Арбитражный суд. А в суде (как человек, выигравший более 90 заседаний, знаю наверняка 🙂 ) документы рулят.

Типичная ситуация: между сторонами заключен договор купли-продажи. В нем прописаны штрафы за несвоевременную оплату товара. Покупатель не заплатил, Продавец обратился в суд. Суд проанализировал договор и установил, что стороны не согласовали условие о наименовании и количестве товара. А в такой ситуации суд в соответствии с п. 3 ст. 455 ГК РФ признает договор незаключенным, т.е. не создающим для сторон никаких прав и обязанностей. В связи с этим в удовлетворении требования о взыскании неустойки, предусмотренной данным договором, будет отказано. Радует то, что за поставленный товар Покупателю заплатить-таки придется, при наличии документа, подтверждающего переход права собственности на поставленный товар.

Следующие финансовые дыры появляются из-за незнания предпринимателем своих прав. Подробно о способах защиты прав предпринимателей мы поговорим на Практикуме по налоговой безопасности (благо, мне есть, что сказать на эту тему, но только лично и не на камеру :)).

Здесь я хочу поговорить только о Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее Закон). А он замечательный. Например, согласно этому закону плановая прокурорская проверка (например пожарного надзора, СЭС, трудовой инспекции и т.д. и т.п.) проводится не чаще чем один раз в три года (п.2, ст.9); Есть, правда, исключения, поименованные в п.9. ст.9 Закона. Например, образование и здравоохранение. При таких видах деятельности проверки могут проводиться два и более раза в три года.

Приятно, что в соответствии с п.7 ст.9 этого Закона в срок до 31 декабря текущего календарного года Генеральная прокуратура Российской Федерации обязана сформировать ежегодный сводный план проведения плановых проверок и разместить его на официальном сайте Генеральной прокуратуры Российской Федерации в сети “Интернет”.
Т.е. уже сейчас можно посмотреть есть ли твоя компания в графике плановых проверок на 2013 год или нет.

История из моей практики. В офис компании, с которой я сотрудничаю, заходит представитель пожарного надзора. Ну, то есть хочет зайти. Получает интеллигентный вопрос: “На каком основании проверка? Нас нет в графике проверок на 2012 год”. Разворачивается и уходит.

Это экстаз!

Однако, кроме плановых проверок предусмотрены и внеплановые.

Основные основания для их проведения следующие:

  • ранее была проведена проверка, были выявлены нарушения и выданы предписания по их устранению в определенный срок. Так вот по истечении данного срока внеплановая проверка проверяет их исполнение (п.п.1, п.2, ст.10);
  • причинен или возникла угроза возникновения “причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера (п. 2 части 2, ст.10 Закона)”;
  • были нарушены права потребителей (в случае обращения граждан, права которых нарушены (п. п. в) п. 2 ст.10 Закона;

Но это не значит, что любой конкурент может написать анонимку, что его права были нарушены, и внеплановая проверка придет. В п.3 ст.10 Закона четко прописано: “Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в орган государственного контроля… не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки”.

Еще один важный и приятный для нас момент: о начале проведения проверки организация или предприниматель должны быть уведомлены надлежащим образом.

В соответствии с п. 12 ст. 9 Закона мы должны быть уведомлены не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения. Для этого направляется копия распоряжения (приказа) руководителя контролирующего органа (его зама) о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом. За исключением возникновения угрозы жизни или чрезвычайных ситуаций (п. 17 ст. 10 Закона), –

“О проведении внеплановой выездной проверки, юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) уведомляются органом государственного контроля … не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом (п.16 ст. 10 Закона).

А теперь внимание и барабанная дробь! При нарушении срока уведомления, на основании заявления юридического лица (индивидуального предпринимателя) результаты проверки подлежат отмене (п.п.1 п. 2 ст.20 Закона). А оспорить результаты проверки по формальным признакам – это завсегда хорошо!

Интересно, что в Законе четко прописаны сроки проведения проверок как плановых, так и внеплановых. Срок проведения каждой из этих проверок “не может превышать двадцать рабочих дней“. Для малого предприятия общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать пятьдесят часов в год, для микропредприятия – пятнадцать часов в год (п.2 ст.13 Закона). “В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз… срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен …, но не более чем на двадцать рабочих дней, в отношении малых предприятий, микропредприятий не более чем на пятнадцать часов (п.3 ст.13 Закона).

Но, чтобы жизнь медом не казалась, хочу добавить, что п п.3.1. ст.1 Закона поименованы виды контроля на которых положения данного закона не распространяются. Это, в частности, налоговый, валютный, таможенный контроль, контроль за уплатой страховых взносов в государственные внебюджетные фонды…

Следующий вид финансовых дыр можно охарактеризовать так: «вместе с грязной водой из ванны выплеснули младенца». Довольно часто они встречаются при применении бюджетирования.

История из жизни моего друга.

Москва. Лето 2010 года. Жара. Горят торфяники.

У программистов в количестве 10 человек в комнате сломался кондиционер. Пишется заявка финансовому директору на покупку нового. Финдир понимает, что, конечно, и жара страшная, и работать в таких условиях невозможно, но средства, выделенные в плановом бюджете на покупку кондиционеров, в данном квартале уже израсходованы. А его, финдира, бонусы напрямую связаны со строгим исполнением бюджета (нет, сэкономить, конечно, можно, но вылезти за рамки «ни-ни»).

Температура в рабочем помещении поднималась до 37С, т.к. «железо» давало дополнительное тепло. Программисты честно приходили на работу, но главной их задачей было выжить. Какое уж тут написание гениальных программ?

А теперь давайте посчитаем, во что вылилось тупое выполнение бюджета. Средняя зарплата этих программистов (с учетом налогов с заработной платы) составляла 100 000 руб./мес. Итак, 10 человек фактически не работали полмесяца, значит, только потери на их зарплату составили 500 000 рублей. Но ведь программисты приносят прибыль (иначе зачем они нужны?). Поэтому, потери можно смело увеличить как минимум вдвое.

Итого, владелец бизнеса потерял как минимум миллион. И не факт, что он об этом узнал. Поэтому советую владельцам бизнеса иметь канал для получения жалоб сотрудников. Понятно, что в девяноста девяти случаях из ста это будет чушь, но, возможно, оставшийся один процент будет стоить того, чтобы быть услышанным :).

Искренне Ваша,
Наталия Морозова.
Связаться со мной