Приветствую всех!
Общаясь с клиентами, узнаю, что практически никто не обратил внимание, что создан и приближаеся совершенно новый Первый Бизнес-лагерь “Скрытые ресурсы компании – Сочи-2021”.
Он посвящен трансформации скрытых ресурсов в прибыль.
Мы будем изучать и делать много практических заданий по теории ограничений Голдратта, по бережливому производству, по борьбе с разнообразными мудами (муда, в переводе с японского означает «потери», — это любая деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности для клиента).
Мы будем учиться-работать 3 дня, потом день отдыха и еще 3 дня интенсива. И, конечно же, не забывать купаться в море, наслаждаться теплом и горным воздухом.
В Сочи в начале октября благодать: воздух +20, а вода +22.
Но вернемся к мудам. В частности, к мудам финотдела. Именно оптимизации работы финансовой службы посвящен пятый день бизнес-лагеря. О них мне есть, что рассказать, ведь приезжая в компании с целью найти теряемые деньги, я всегда общаюсь, как с собственником, так и с финансовыми службами.
Первое, что бросается в глаза и звучит в рассказах сотрудников – это то, что финансовая служба очень перегружена. Посмотрите в глаза главбуха, практически у каждого представителя этой профессии в них отражается вселенская скорбь. Исключения есть, но их мало.
А почему так происходит?
1. Никому не идет на пользу сизифов труд. Зачастую главбухов заставляют делать то, что, по факту, никому не нужно. В частности, главбуха заставляют собирать, практически вручную, данные для управленческого учета. По нескольким компаниям. Без учетной политики для управленческого учета – то есть, так, как кажется (!) самому главбуху. В итоге собственники получают отчеты, во-первых, устаревшие, во-вторых, с неизвестной достоверностью. Конечно, есть главбухи, которые мечтают стать финдирами, они с радостью берутся за это дело. Но в основном, у главбухов есть их собственные задачи, которые они обязаны выполнять.
А еще им обязательно надо расти профессионально. Ведь если в нашей стране не следить за изменениями законодательства, то можно пропустить что-то очень важное, то что приведет к финансовым потерям. Речь идет как о налоговой безопасности, так и о появлении льгот, о которых главбухи не знают.
Управленческий учет должен быть поставлен и автоматизирован. Притом по правилам именно управленческого учета. Алгоритм официального и управленческого учета разный. И дело не только в некой неофициальной части, ее может и не быть. Дело в том, что правила, по которым вы ведете управленческий учет, вы сами и создаете. Они понятны и соответствуют действительности. А правила для официальной бухгалтерии диктует государство. Например, вы знаете, что на некоторых определенных рабочих местах вы меняете компьютеры каждый год, продавая их по остаточной стоимости; исходя из этих знаний вы и рассчитываете ежемесячную амортизацию, уменьшающую прибыль. В белой же бухгалтерии дан конкретный срок полезного использования данных компьютеров и изменить его вы не можете. И таких примеров – огромное количество. Итак, никому не нужная работа – это муда, от которой нужно избавляться.
2. Только бухгалтерия отвечает за наличие первичной документации.
С 2024 года государство планирует повсеместно ввести обязательный ЭДО (электронный документооборот). Пока же эта проблема стоит остро. Бухгалтерия теряет сотни человеко-часов, звоня и посылая письма контрагентам. Ведь без правильной первички налоги правильно не рассчитаешь.
Правильный подход в отсутствии ЭДО, на мой взгляд, следующий: отвечать за наличие правильной первичной документации должен сотрудник, ведущий данную сделку. Чтобы этот подход работал, можно использовать стимулирование. К примеру, у многих моих клиентов менеджер получает свою переменную часть после того как товар отгружен, деньги получены и первичная документация находится в бухгалтерии. При этом, конечно, главбух должен выдать образец заполнения УПД (накладной, счета-фактуры и т.д.). В этом образце правильно выделить те строки, на которые нужно обратить внимание. Это важно для того, чтобы не было потерь времени на переделку первички. Эта потеря времени – еще одна муда, с которой надо бороться!
А кто в вашей компании отвечает за наличие в компании правильной документации?
3. Ввод первичной документации в программу вручную. Да-да-да. До сих пор регулярно с этим встречаюсь. Сидит человек и бьет вручную сотни позиций. Но это же бред. Во-первых, ошибки ручного ввода, во-вторых, если процесс можно автоматизировать, его надо автоматизировать.
Продолжение следует…
Искренне Ваша, Наталия Морозова.
P.S. Итак, если хотите больше узнать о ТОС, бережливом производстве и многом другом (программа здесь), а также отдохнуть в отличной компании на берегу моря, то пишите на nnmorozova.com@gmail.com. Да, чуть не забыла, обратите внимание, что с 21 июля стоимость участия в бизнес-лагере повышается.