Управленческий учет. Поставить нельзя забить. Где ставим запятую?
В каждой российской компании на данный момент существует как минимум два вида финансового учета: налоговый и бухгалтерский.
Налоговый учет наиболее регламентирован и точен (все учитывается в рублях и копейках). Существуют четкие правила расчета налогов. Правила сии начертаны в настольной книге каждого российского главного бухгалтера – Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ). А разъяснения даются министерством финансов и налоговыми службами.
Ну и Высший Арбитражный суд (ВАС) РФ как последняя инстанция в вопросе толкования норм налогового законодательства.
Налоговый учет ведется для государства. Информация предоставляется в строго регламентированных отчетах (декларациях) в строго определенные сроки.
Понятно, что ошибаться в данном учете не хочется. Слишком велика цена вопроса: как минимум штрафы, пени, недоимки, как максимум – уголовная ответственность. Отвечает в организации (но не перед государством!) за правильное ведение налогового учета главный бухгалтер.
Об этом непростом человеке и его роли в компании читайте в моей статье «Финансовый директор и главный бухгалтер – близнецы-братья?».
Бухгалтерский учет в организации также регламентирован и точен. Он ведется в соответствии с законом 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отличие от налогового учета, в нем можно проявлять некое творчество, но реперные точки закреплены. Результатом бухгалтерского учета на предприятии становится внешняя финансовая отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и др.), которая, начиная с 01 января 2013, предоставляется один раз в год (до 31 марта следующего за отчетным года) в налоговую инспекцию и органы статистики.
Потребитель результатов бухгалтерского учета – государство. Но не только. Это ваши потенциальные партнеры и кредиторы, акционеры, ну и, конечно же, конкуренты.
С этого года внешняя финансовая отчетность предприятия является открытой. Т.е. любое заинтересованное лицо может ознакомиться с финансовыми результатами вашей компании.
Конечно же, и раньше данные из статистики «вытекали», но теперь открытость легализована. О том, как обезопаситься от излишней информированности конкурентов, поговорим на бизнес- лагере (увы, тема тоже не под запись ;)).
Занимается ведением бухгалтерского учета главный бухгалтер, а отвечает за его правильность единолично руководитель (тоже новшество 2013 года).
А теперь давайте честно ответим, насколько внешняя финансовая отчетность соответствует действительному положению дел на вашем предприятии.
Так и вижу улыбки на лицах.
Поговорка «Есть ложь, наглая ложь и статистика» появилась не на пустом месте.
Так уж исторически сложилось, что в нашем государстве налоговая и бухгалтерская (внешняя финансовая) отчетность есть плод труда умнейших людей (собственников, руководителей, финансовых директоров). У меня есть мнение, почему так произошло, при личной встрече озвучу.
Но ведь где-то же должна быть правда?
Где-то же должно отражаться реальное финансовое положение компании? Должно.
Ведь должен же собственник понимать, куда движется его бизнес, что вообще с ним происходит? Должен.
Вот для этого-то и существует третий вид финансового учета – управленческий.
Управленческий учет (УУ) абсолютно достоверный. Он гибкий и создается под потребности каждой компании.
Он всегда индивидуален. Вы можете самостоятельно решить, какая точность вам нужна, в какой валюте вы ведете УУ (это не налоговый и бухгалтерский учет, где обязательна валюта РФ, для себя можете вести хоть в швейцарских франках).
Главное в УУ его достоверность и адекватность.
Как сказал один из участников моего бизнес-лагеря в 2012 году: “УУ – это как приборная доска у автомобиля. Видно, с какой скоростью едешь, насколько бензина хватит, не пора ли масло менять…” Это очень образно и верно.
УУ – мощнейший инструмент для наведения и поддержания порядка в бизнесе, а также очень точный индикатор для отслеживания происходящих в нем (бизнесе) изменений.
Анализ данных УУ служит основой для принятия оперативных управленческих решений.
С помощью УУ можно увидеть реальные показатели компании (прибыль, рентабельность и т.д. по каждому из направлений бизнеса), оценить ликвидность компании в целом. А главное, отслеживать динамику.
Например, прибыль в компании по сравнению с прошлым месяцем по одному из направлений бизнеса упала. Анализируем, из-за чего. Может быть, упали продажи (тогда это вопрос к менеджерам), а может быть выросли закупочные цены, и тогда уже надо посмотреть почему. И решать, что делать: надо ли повышать отпускные цены (не заметили, что цены на рынке выросли) или ваш снабженец плохо работает, не находя оптимальных цен. Сразу же возникает вопрос “почему”. Ленив – тогда можно мотивировать, а если откаты берет – тогда гнать в шею. Возможны и другие причины.
Уменьшение прибыли возможно и из-за возрастания накладных (косвенных) расходов. Вы посмотрите, какие именно накладные расходы выросли и проанализируете почему. А потом решите, что с этим делать.
Например, в нашей компании как-то резко возросли расходы на хозтовары. Удивились. Разобрались. Оказалось, что после переезда бумажные полотенца и всякое подобное стали хранить в незапирающейся кладовке. Поставили замок. Расходы нормализовались.
Или ставили (мы с собственниками) учет в компании, занимающейся автоперевозками. Появилась статья накладных расходов «Прочее». Это то, что дают водителю с собой в дорогу «на тот самый случай». И вот оказалось, что на одних и тех же маршрутах у всех водителей расходы более-менее одинаковые, а у одного в разы больше. Сразу возник вопрос «Почему?».
Отличительной чертой УУ является то, что он включает в себя не только финансовый, но и оперативный учет.
Это и постановка задач, и контроль их выполнения, и учет чего-либо в натуральных величинах, а не в денежных (например, количество звонков, принятых каждым из секретарей за период или оборачиваемость товара в днях).
На основе адекватного УУ можно вводить элементы планирования и бюджетирования.
Подводя итог, хочу сказать, что УУ помогает эффективно управлять финансами и принимать правильные управленческие решения.
И вот здесь мы подходим к главной проблеме для ведения полноценного УУ: для того, чтобы годами пользоваться УУ, этот самый управленческий учет надо один раз грамотно поставить.
Как уже я уже писала, управленческий учет (УУ) индивидуален для каждой компании.
Управленческий учет, который ведется в компаниях моих клиентов, друзей и знакомых я подразделяю на три уровня.
Уровень первый. В компании ведется учет движения денежных средств.
Т.е. собственник видит, сколько денежных средств было на начало
периода, сколько денег и откуда пришло, сколько и куда денег ушло, сколько на конец периода осталось.
“Куда уходят деньги?” – вопрос, конечно, интересный. Составлять и анализировать “Отчет о движении денежных средств” (“Платежный баланс”) необходимо. Но не достаточно.
У Вас могут быть несколько миллионов на счетах в банках и кассах
(далее – наличные), например, потому что Вы в конце рассматриваемого периода получили предоплату 5 млн. рублей.
А, на самом деле, компания работает неэффективно и прибыли практически нет.
А может быть острая нехватка наличности, хотя вы знаете, что сработали очень хорошо. Просто вы купили оборудование или сделали крупную предоплату своему Поставщику.
Уровень второй. Управленческий учет является только финансовым.
Грамотно поставленный УУ в рамках финансового – это здорово.
Это очень точный индикатор для отслеживания происходящих в бизнесе изменений. По каждому из направлений бизнеса учитываются доходы, прямые и косвенные (накладные) расходы. Учитываются (тем способом, который выберем) косвенные расходы, относящиеся в целом к компании. В итоге, за любой промежуток времени мы можем сформировать “Отчет о прибылях и убытках” и увидеть, насколько прибыльно и рентабельно то или иное направление бизнеса (в абсолютном выражении и в % от общей прибыли компании). Чему равны различные статьи расходов, а главное динамика изменений этих расходов. Сравнив анализ за несколько периодов, мы можем увидеть тенденции и принять правильные и необходимые управленческие решения .
При рассмотрении “Баланса”, мы видим, чем живет предприятие, его активы, пассивы, а также ликвидность (устойчивость), которую сравниваем с нормальной.
Сформировав “Баланс” на начало и конец рассматриваемого периода, мы увидим две “фотографии” на две даты. И сможем также проанализировать, что произошло с предприятием. А на основе анализа принять управленческие решения.
Для финансового анализа предприятия нужны как минимум три формы:
“Баланс”, “Отчет о прибылях и убытках” и “Отчет о движении денежных средств” за несколько периодов.
Уровень третий. Правильно поставленный УУ соединяет в себе финансовый учет и оперативный учет. А также позволяет управлять эффективностью торгового персонала, маркетинга, продуктов и времени.
Представим торговую компанию. Менеджер Иванов делает заказ товаров, необходимых его клиенту. Пока заказ является неподтвержденным, товар не резервируется на складе (не заказывается Поставщику) , но этот заказ видит менеджер склада и, если он заказывает такие же позиции, может уточнить у Иванова, когда его заказ будет подтвержден (чтобы машину 2 раза не гонять).
Менеджер присваивает заказу статус подтвержденного. Притом, он несет персональную ответственность за этот статус. За то, что клиент от данного товара не откажется. Это он отслеживает, пришла ли предоплата или подписан ли правильный договор (спецификация к нему).
На днях общалась со знакомым руководителем (он же один из двух собственников), который, придя из отпуска, с удивлением обнаружил, что идет импортная поставка на 230 тыс. евро, а клиент, под которого был сделан заказ, Спецификацию подписывать не хочет. Дешевле нашел. Возникает резонный вопрос: какого черта, эта Спецификация не была подписана до того, как был сделан заказ в Европе!!?
На следующей неделе появится товар почти на 10 млн. руб., который некуда складировать, за который надо расплачиваться с западным партнером и который непонятно кому продавать.
Если бы УУ был правильно поставлен, Заказ мог бы быть размещен только после того, как перешел в статус “Подтвержденный”. А это происходит только после того, как менеджер поставит галку либо в окне “Предоплата получена” либо “Постоплата. Спецификация подписана”.
Да, конечно, менеджер может всех обмануть и поставить галку необоснованно, но, согласитесь, вероятность этого намного меньше, чем он просто закрутился и забыл Спецификацию подписать.
Или помните старый анекдот:
“В оптовой фирме планировали отгрузить очередную партию товара клиенту, но тут менеджер обратил внимание, что предыдущая партия не оплачена. Обращаясь к клиенту:
– Уважаемый! Мы не сможем отправить Вам груз, пока Вы не погасите долг за предыдущую партию.
– Очень жаль… Ну, тогда мы отменяем заказ – говорит клиент – Мы не можем ждать так долго.”
Для того, чтобы не попасть на такого клиента, в справочник Покупателей вводится максимальное количество дней отсрочки по каждому договору, по которому предусмотрена отсрочка платежа. А также фиксируется максимально возможный размер задолженности по клиенту в целом. Если количество дней отсрочки превышено, то программа немедленно проинформирует менеджера и руководителя. Менеджер начнет выбивать дебиторку, а руководитель учтет данный факт при начислении KPI.
К слову, руководитель автоматически информируется в случае любых косяков.
Но продолжаем наш пример. Если менеджер хочет отгрузить заказ в сумме, превышающий лимит для данного клиента, то он сможет это сделать только после разрешения руководителя (который в программе поставит нужную галочку).
С помощью правильно поставленного и автоматизированного УУ автоматически начисляются бонусы менеджеров (торгового персонала) и
считается эффективность (прибыль, которую приносит каждый).
А еще можно посмотреть, за какое время каждый из менеджеров приносит одну и ту же прибыль.
Если есть правильный алгоритм и все данные вводятся корректно, посмотреть можно очень многое (почти все :)> ), а на основании увиденного принимать необходимые управленческие решения.
О возможностях, предоставляемых программой, написанной под правильно поставленный УУ, я могу говорить часами. К сожалению, статья – не тот формат. На Угре у нас будет время, и мы будем прописывать алгоритм построения УУ и задач, которые будет решать программа, предназначенная для его ведения.
Такая программа является неоценимым помощником не только для эффективного управления финансами, но и для наведения и поддержания порядка в бизнесе.
Она дисциплинирует и помогает избежать многих ляпов (порой, многомиллионых).
Но нельзя купить типовую программу для УУ и решить, что все классно и теперь будет порядок. Каждая компания индивидуальна. Каждый собственник хочет иметь программу для УУ, идеально отвечающую его запросам.
Надо очень четко проговорить с тем, кто Вам ставит УУ, каждый бизнес процесс и максимально отразить его в программе для ведения УУ.
После того, как вы четко пропишите то, что Вы хотите получить, можно звать представителя компании – разработчика программы…
Процесс внедрения небыстрый и не очень дешевый. Возникает множество проблем (о них напишу в другой раз), но они решаемы.
А результатом хорошо сделанной работы можно пользоваться годами, получая не только дополнительную прибыль, но удовольствие от использования дополнительных возможностей.
Искренне Ваша, Наталия Морозова
Связаться со мной